Zarządzanie czasem po mojemu, czyli co i komu ukradłem tworząc STD.

Ostatnio w oszczędnej blogosferze zaczęły się pojawiać tematy związane z efektywnym wykorzystaniem czasu. Przed chwilą przeczytałem na blogu Rentiera ciekawy artykuł nt. zarządzania czasem. Co ciekawe, artykuł był reakcją na inny artykuł z blogu Studenta Inwestującego. Reasumując, Student zachęca do stosowania plannera online Backpackit i/lub kombo notatnik+ołówek, natomiast Rentier omawia dwie metody: Andrew Carnegiego i Briana Tracy (a przynajmniej od niego o niej usłyszałem).

Najbliższa mi jest metoda Carnegiego, ale gdybym miał być szczery, to moje podejście do zarządzania czasem jest połączeniem pomysłów kilku speców od optymalizacji wykorzystania czasu: Tima Ferrisa, Davida Allena, Leo Babauty i wspomnianego Carnegiego.

Zatem po kolei…

Od Davida Allena, a konkretniej z jego Getting Things Done, przywłaszczyłem sobie zasadę: jeżeli wykonanie czegoś zajmie Ci mniej niż dwie minuty, zrób to teraz. I robię to dokładnie w chwili tworzenia listy, więc od razu pozbywam się niezwykle mało istotnych zadań, które jednak muszę wykonać.

Leo Babaucie podkradłem prostotę wykonania i obsługi listy. Konkretnie, zapisuję ją bez kolejności w moim Moleskinie, od myślników. Duże projekty zapisuję jako jeden myślnik, a rozpisuję na mniejsze działania w innym miejscu notesu. Ważny jest tu proces fizycznego zapisania listy na papierze, dzięki czemu poszczególne rzeczy do zrobienia nabierają materialnej postaci – wielu motywatorów, choćby Brian Tracy czy David Bach, uważają, że zapisane na papierze zadania są o wiele częściej realizowane do końca, niż te, które zostają w naszej głowie.

Andrew Carnegie pomógł mi, uświadamiając prostą rzecz: nawet jeżeli dziennie zrobię tylko jedną, zaplanowaną, istotną rzecz z mojej listy, to w ciągu roku i tak zrobię o wiele więcej, niż przeciętny człowiek i jednocześnie o wiele bardziej przybliżę się do swojego sukcesu. Wprawdzie zawsze staram się robić więcej, ale do utrzymania poziomu motywacji wystarczy mi jedynie wykonanie jednego zadania dziennie. Jeżeli w ciągu dnia nie skończę, to na drugi kontynuuję ten projekt. Nie jestem fanem robienia pięciu rzeczy w tym samym czasie.

Na koniec, Tim Ferriss natchnął mnie do przepisywania rzeczy do zrobienia w osobną część notesu i podzielenia ich na projekty do zrealizowania (lub ważne składowe tych projektów) i zadania mniej ważne. Projekt zbliża mnie do finansowej niezależności, natomiast zadania mniej ważne to sprawy, które powinienem wykonać tego dnia, np. zapłacić rachunki czy zrobić pranie. Staram się ograniczać do wykonania jednego, dwóch zadań z bieżącego projektu i najważniejszych zadań pobocznych.

Reasumując, mój złodziejsko-autorski system tworzenia i wykorzystania listy wygląda tak:

1. Wypisuję ręcznie wszystkie rzeczy do zrobienia w notesie. Jeżeli coś mi zajmie mniej, niż 2 minuty, robię to w chwili tworzenia listy i nawet ich nie zapisuję. Duże projekty, złożone z kilku czynności składowych, również zapisuję przy jednym myślniku, a po utworzeniu listy rozpisuję na czynności składowe w innym miejscu. Nie zapisuję – pardon – pierdół w stylu: wypić kawę, obejrzeć Prison Breaka, pograć w Fallouta 3. Jeżeli jakieś zdarzenie ma deadline, np. miesięczne rozliczenie z fiskusem, to dopisuję do niego datę.
2. Gdy lista jest gotowa, czytam ją i wybieram najważniejszy projekt, który chcę zrealizować. Kieruję się odpowiedzią na pytanie: „które z zadań wykonałbym jako jedyne, gdybym musiał jeszcze dziś wyjechać na miesiąc?” oraz staram się, aby wskazane działanie miało możliwie jak największy potencjał do generowania zysku. Oznaczam je zamalowując myślnik na kropkę.
3. Przy okazji staram się podobnie oznaczyć działania z kończącym się deadline’em i te mniejszej wagi. O ile jest taka możliwość, wybieram maksymalnie 3-5 istotnych zadań pobocznych.
4. Przeskakuję do sublisty z najważniejszego projektu i wybieram 1-2 rzeczy, które muszę wykonać, aby posunąć jego realizację do przodu. Również oznaczam je zamieniając myślnik na kropkę.
5. Wypisuję wszystko na osobną kartkę lub w osobne miejsce w notesie. Oznaczam kartkę/notatkę datą (zazwyczaj dnia następnego, bo planuję naprzód), żebym wiedział co mam zrobić i nie musiał grzebać w liście. Czasem nawet przeskakuję ten krok, ponieważ przeglądając listę błyskawicznie – po kropkach – orientuję się co mam zrobić. Niemniej jednak doceniam działanie procesu zapisania zadań po raz kolejny – wtedy nie dość, że się utrwalają w pamięci, to jeszcze – i tutaj zgodzę się z Brianem Tracy – częściej i chętniej je wykonuję.
6. Działam zgodnie z planem. Zadania wykonane wykreślam. Po załatwieniu wszystkich spraw, wracam do punktu 2 i zaczynam wszystko od nowa. Jeżeli po drodze pojawia się coś nowego, to dopisuję to do końca listy (pamiętam o zasadzie <2 min) i przy kolejnym przeglądaniu biorę pod uwagę. Co pewien czas przepisuję listę, aby pozbyć się nadmiaru wykreśleń i nieco ją skompaktować, ale muszę przyznać, że im więcej wykreślonych zadań w liście, tym lepiej się czuję.

Tak to w praktyce wygląda. Cały system ma nawet swoją nazwę, którą wymysliłem przy okazji składania zasad n-tej permutacji zarządzania listą, a jest nią STD, czyli Shit to do (serio i proszę nie mylić z Sexually Transmitted Diseases ;-). Nie jest może zbyt oryginalna, ale kiedyś przypadła mi do gustu i tak już zostało. Jak ktoś woli, może ją nazywać Z.P.O.P.W., czyli Zapisać Przeczytać Oznaczyć Przepisać Wykonać ;-)

Co powiecie na temat takiego podejścia do robienia list?

• Jak oszczędzać czas? 7 sugestii.

Podobał Ci się wpis? To już teraz zasubskrybuj kanał RSS!

Znaczniki: zarządzanie czasem