To jest wpis gościnny autorstwa Bartka Popiela. Bartek prowadzi blog BartekPopiel.pl na którym pisze o produktywności, komunikacji i efektywnej nauce. Jest autorem ebooka “Zrobię To Dzisiaj!” oraz kursu online “TurboStrategie Nauki”.

„Znane są tysiące sposobów zabijania czasu, ale nikt nie wie jak go wskrzesić.”
— Albert Einstein

Umiejętność gospodarowania czasem jest niezwykle ważna. Jest czymś, czego w żaden sposób nie da się odzyskać – można tylko korzystać z niego w mądry sposób. Podejść do zarządzania czasem jest wiele: jedni uważają, że powinno się go wykorzystywać maksymalnie produktywnie. Z kolei inni uważają, że żyje się tylko raz i trzeba maksymalnie korzystać z tego, co przynosi dzień dzisiejszy.

Tak naprawdę każde z tych podejść ma swoje racje. Cóż więc robić? Trzeba znaleźć złoty środek – pracować mądrze i wydajnie, a pozostały czas przeznaczać na celebrację życia. Aby dojść do dobrego balansu trzeba zmiany kilku nawyków oraz odpowiedzi na pytania:

Czego tak naprawdę chcesz od życia?

Dlaczego właśnie taką drogę wybierasz?

Czym mocniejsze będzie Twoje „dlaczego tego chcę”, tym szybciej znajdzie się odpowiedź na pytanie „jak to osiągnąć?”.

Koncentracja

Żyjemy w erze chaosu informacyjnego. Nieustannie dostajemy nowe maile, telefony, smsy, prywatne wiadomości na Facebooku, NK i wielu innych portalach społecznościowych.

Sprawdzamy co napisali znajomi, czy dodali nowe zdjęcia, czy skomentowali nasze fotki i wypowiedzi. To wszystko bardzo angażuje, a wielu ludzi wręcz uzależnia.

Nie ma znaczenia czy jesteś blogerem, nauczycielem, kompozytorem, grafikiem, programistą, copywriterem czy barmanem – koncentracja jest kluczem do lepszych efektów. Dlaczego? Bo przełączając się z zadania na zadanie tracisz wiele energii.

Wyobraź sobie, że siadasz do nauki. Masz za dwa dni egzamin i chcesz zrobić gruntowną powtórkę. Nagle rozlega się dźwięk telefonu. To Twój dobry znajomy! Dzwoni ponieważ chce zmienić pracę i jest ciekaw Twojego zdania. Po piętnastu minutach rozmowy znów wracasz do książek. Zaczynasz czytać i w momencie kiedy wpadasz w rytm rozlega się dzwonek do drzwi: tym razem sąsiadka przyszła zapytać, czy przypadkiem nie widziałeś kota, który właśnie jej uciekł.

Zaczynasz się irytować, że co chwilę ktoś przerywa Ci pracę i postanawiasz chwilę się zrelaksować. Wchodzisz na Facebooka, następnie Demotywatory i honorową rundę kończysz na Wykopie.

Patrzysz na zegarek i widzisz, że zbliża się południe. Czujesz lekkie ściskanie w brzuchu i słyszysz burczenie. Mówisz: „Ok, zjem coś i siadam do nauki”. Niestety nauka zaraz po jedzeniu nie jest najlepszym pomysłem ponieważ zaczyna się etap trawienia, człowiek robi się śpiący, a poziom koncentracji znacznie spada.

Tylko jedna rzecz

Jeżeli chcesz osiągnąć zamierzone cele, skup się tylko i wyłącznie na jednej rzeczy na raz.

Nie da się jednocześnie rozmawiać i czytać książki. Nie można pisać artykułu i jednocześnie zachwycać się nowymi zdjęciami naszych przyjaciół. Nie da się oglądać filmu i jednocześnie grać na komputerze.

Robiąc dwie i więcej rzeczy na raz tak naprawdę NIC nie będzie zrobione dobrze. Koszty przełączania się z zadania na zadanie są ogromne.

Twoja oaza spokoju

Aby podnieść swoją produktywność i robić tylko jedną rzecz, koniecznie zadbaj o swoje środowisko:

Wyczyść biurko – umieść na nim tylko to, czego używasz codziennie. Resztę schowaj do pudła, albo wyrzuć. Najlepiej gdybyś miał przy sobie tylko to, czego aktualnie używasz. Pisząc ten artykuł na moim stole jest tylko laptop i szklanka z czystą wodą.

Przygotuj wszystko co potrzebne – kiedy się uczysz lub pracujesz zastanów się co będzie Ci potrzebne, a następnie zgromadź te rzeczy wokół siebie. Powiedzmy, że uczysz się matematyki lub fizyki. Miej pod ręką: coś do pisania, czyste kartki, pisaki, linijkę, kalkulator. Co jeszcze potrzebujesz? Może tablicę z wzorami? Przykładowe zadania? Pomyśl o tym wcześniej. To zaoszczędzi nie tylko Twój czas, ale także mnóstwo niepotrzebnych frustracji.

Wycisz telefon – ranga telefonu urosła do tego stopnia, że dzisiaj każdy nosi go przy sobie i w jakiś sposób reaguje, gdy ten daje o sobie znać. Jeszcze całkiem niedawno w Polsce panowała era telefonów domowych. Wtedy nie martwiłeś się tym, że nie odbierasz gdy jesteś na spacerze lub w pracy.

Tymczasem dzisiaj być może bardzo się przejmujesz gdy wyjdziesz do pracy i nie masz ze sobą telefonu. Przypomnij sobie jak zareagowałeś ostatnim razem gdy zapomniałeś komórki? Pomyślałeś o tym by po niego wrócić? A może wróciłeś?

Tak czy inaczej bądź świadom tego, że nie zawsze musisz być dostępny. Nie zawsze musisz odbierać jeśli pracujesz nad czymś, co daje ludziom wartość. Skończysz pracę, to oddzwonisz : )

Pozamykaj wszelkie komunikatory – Pamiętam jak podłączono mi Internet i fascynowałem się komunikatorem gg. Mogłem się komunikować ze znajomymi bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Żadnych limitów czasowych, ani objętościowych.

Taki okres fascynacji miało w tamtym czasie wiele osób i mój komunikator zapełniony był znajomymi na „dostępnym”. Wielokrotnie rozmawiałem z kilkoma osobami jednocześnie przemieszczając się tylko między okienkami (to jeszcze była wersja GG bez kart w jednym oknie :D).

Rozmowy trwały długimi godzinami, a tak naprawdę nie wnosiły wiele wartości do życia rozmawiających.

Po jakimś czasie człowiek się przyzwyczaja do takich rzeczy i już nie budzą one tyle emocji. Zacząłem więc przesiadywać na „niewidocznym” i tylko odpowiadać na ważne sprawy. To również okazało się nieskuteczne.

Siedziałem nad książkami, ale komputer miałem włączony. Kiedy kątem oka zauważyłem, że jest nowa wiadomość po prostu nie potrafiłem się opanować i musiałem sprawdzić co to takiego :D (brzmi znajomo? ;) )

Kolejny etap trwa do dziś. Komunikator włączam raz na dwa tygodnie (czasami raz na miesiąc) by sprawdzić czy nadeszły jakieś wiadomości. Po szybkiej selekcji ponownie zamykam komunikator na dłuższy okres.

Zrezygnuj z powiadomienia o nowych mailach – kiedy na pulpicie lub na pasku zadań pojawia się informacja: „Masz nową wiadomość” automatycznie budzi się w Tobie ciekawość. Przerywasz pracę lub naukę by przeczytać nowe maile. Później wracasz do swoich spraw, ale po chwili dostrzegasz nowe powiadomienie i sytuacja się powtarza. Takie działanie jest niepotrzebne i nieefektywne.

Naucz się sprawdzać maila dwa razy dziennie – to naprawdę wystarczy. Osobiście robię to co dwa, trzy dni. Więcej trików na poskromienie maila znajdziesz w artykule „Jak w pełni zapanować nad skrzynką mailową?”

Zamknij przeglądarkę i zbędne programy – gdy pracujesz w arkuszu kalkulacyjnym lub edytorze tekstu, to pozamykaj wszystkie inne programy z przeglądarką na czele. Gdy będzie otwarta zwiększasz prawdopodobieństwo, że wejdziesz „tylko na pięć minut” sprawdzić co słychać w świecie. Od portalu do portalu i minuty zamieniają się w godziny.

Ustaw zegarynkę – Jesteś człowiekiem, a nie maszyną i co jakiś czas potrzebujesz przerwy. Odpoczynek jest konieczny po to, by wrócić z nowymi zapasami energii i skutecznie działać dalej. Zamiast sprawdzania godziny na zegarku proponuję ustawienie minutnika lub budzika.

Postaw go poza swoim polem widzenia i pracuj dopóki nie usłyszysz dzwonka. To znacznie lepsze niż sprawdzanie ile czasu pozostało do przerwy.

Jedna uwaga: kiedy usłyszysz dzwonek nie rób przerwy natychmiast. Dokończ zagadnienie którym się zajmujesz. Jak piszesz artykuł, to nie przerywaj w połowie zdania. Skończ akapit i dopiero udaj się na przerwę. Postępuj tak samo gdy programujesz, tworzysz grafikę lub uczysz się. Dokończ zagadnienie, zrób przerwę i wróć do pracy zaczynając nowy punkt pracy.

Bądź świadomy i nie daj się skusić – Posiadasz w zasięgu ręki ogromną ilość mniej lub bardziej wciągających informacji. To może powodować odruchowe zachowania polegające np. na sprawdzaniu maila. Być może nawet nie wiesz kiedy to się stało – przecież normalnie pracowałeś, a tu nagle skrzynka mailowa „sama” się pojawiła :D

Bądź uważny. Kiedy chcesz włączyć przeglądarkę w celu sprawdzenia maila zatrzymaj się.

Zamknij oczy.

Weź kilka głębokich oddechów

i wróć do pracy.

Jeśli to konieczne to zrób sobie przerwę: wstań, otwórz okno, pogimnastykuj się, napij się wody. Zrób cokolwiek, ale trzymaj się z dala od komputera.

Lista wykonywanych czynności

Kiedy zacząłem pracę nad swoją produktywnością stworzenie takiej listy uświadomiło mi, jak wiele czasu marnuję. Tak wyglądała moja lista:

• sprawdzanie maili,
• przeglądanie Goldenline, Wykopu, Naszej-klasy, Facebooka,
• pisanie artykułów na blog,
• sprawdzanie statystyk bloga,
• czytanie blogów,
• czytanie książek,
• tworzenie produktów informacyjnych,
• ćwiczenia,
• szlifowanie angielskiego.

Weź kartkę papieru i wypisz wszystkie rzeczy jakie zrobiłeś w ciągu ostatnich kilku dni. Zapisz absolutnie wszystko. Następnie weź pod uwagę taką sytuację:

Gdyby ktoś do Twojej twarzy przykładał rozgrzane żelazko i kazał wybrać tylko 4 rzeczy z tej listy, to co by to było?

W takiej sytuacji wybrałbym:

• pisanie artykułów na blog,
• tworzenie produktów informacyjnych,
• czytanie książek,
• ćwiczenia.

Całą resztę mogę usunąć bądź ograniczyć (np. sprawdzanie statystyk) do przeglądu raz w tygodniu.

Naucz się odmawiać

Jesteśmy wychowywani tak, aby sobie wzajemnie pomagać. Jednak zajmując się nieustannie sprawami innych osób nie będziesz miał czasu by zająć się sobą. Aby nadrobić własne sprawy będziesz zarywał noce lub pracował w weekendy.

Powiedzenie komuś tylko „nie” może zostać źle odebrane. Aby zachować dobre stosunki z ludźmi i jednocześnie skoncentrować się na swoich sprawach korzystam z poniższych formuł:

„Nie mogę Ci pomóc ponieważ w tej chwili zajmuję się sprawami, które są dla mnie absolutnym priorytetem. To wymaga ode mnie sporego zaangażowania.”

Ta wypowiedź sprawdza się gdy ktoś oczekuje Twojej pomocy natychmiast. Zwykle ludzie rozumieją taką postawę i w żaden sposób nie traktują wrogo takiego podejścia. Nie bądź jednak obojętny i za jakiś czas zapytaj, czy i jak udało się tą sprawę rozwiązać :)

„Obecnie zajmuję się czymś ważnym. Czy możesz mi o tym przypomnieć za dwa tygodnie?”

Taka wypowiedź sugeruje, że chętnie pomożesz, ale nie w tej chwili. Odsunięcie zadania w czasie powoduje, że problem najczęściej rozwiąże się bez Twojego udziału.

„Nie sądzę abym miał na tyle kompetencji, aby pomóc Ci w tym temacie.”

Jak się na czymś nie znasz, to wodzenie za nos nie ma sensu. Możesz natomiast dać kontakt do osoby lub instytucji, która będzie pomocna (telefon do kogoś, namiary na odpowiednie forum internetowe itp.). W ten sposób nie dajesz rozwiązania, ale pomagasz się do niego zbliżyć.

Dzięki zastosowaniu powyższych trików w dwa miesiące udało mi się stworzyć szkolenie online, w którym pokazuję jak się uczyć efektywnie oraz napisać ebooka, który już drugi tydzień zajmuje pierwsze miejsce na liście bestsellerów w wydawnictwie Złote Myśli.

Skoro ja mogłem to osiągnąć, to Ty także możesz : )

Nad jakimi rzeczami spędzasz za dużo czasu? Na czym powinieneś się skoncentrować? Co zrobisz już dzisiaj aby wprowadzić zmiany? Podziel się swoimi doświadczeniami w komentarzach!