Jedynym zasobem na całym świecie, którego wszyscy mamy po równo, bez względu na wiek, pochodzenie, zarobki, kolor skóry czy wykształcenie jest… czas. 24 godziny na dobę mają zarówno kloszard z Ostrowa jak i Steve Jobbs. To, co ich różni, to sposób, w jaki korzystają z tego zasobu.
Dziś mam dla Ciebie kilka praktycznych porad, które pozwolą Ci efektywniej wykorzystywać czas i szybciej finalizować podejmowane działania, aby mieć go więcej dla siebie i bliskich, a jednocześnie „popychać” swoje życie do przodu. Oto one:
- Zaplanuj. Bez planu wiele osób gubi się i marnuje czas na zorientowanie się w bieżącej sytuacji. Możesz zrobić to przed spaniem, możesz zrobić to z samego rana, możesz dopiero przed wyjściem z domu – nie istotne. Posiadanie i działanie według planu pozwoli Ci oszczędzić czas.
- Deleguj. Nie wszystko, co trzeba zrobić, musisz zrobić osobiście. Na pewno w wielu sprawach możesz poprosić kogoś o pomoc. Deleguj, a dzięki temu będziesz mógł załatwić więcej spraw w danym przedziale czasu.
- Redukuj. Często zajmujemy się sprawami, bez których tak na dobrą sprawę można by się obejść. Pomyśl, czy w ogóle potrzebujesz wykonać daną czynność. Jeżeli nie – redukuj. Jeżeli tak, zastanów się chwilę, czy/jak dało by się zrobić to szybciej.
- Grupuj. Po co cztery razy wychodzić z domu, żeby wynieść śmieci, kupić chleb, odebrać polecony i iść na spacer, skoro można wyrzucić śmieci przy okazji spaceru, a sam spacer zaplanować tak, żeby przy okazji odebrać list i kupić chlebek? Nie wiem, ale z dziwnych powodów wielu ludzi woli tracić czas i wyjść trzy-cztery razy z domu.
- Odmawiaj. Tak jak Ty chcesz komuś coś oddelegować, tak wiele osób będzie chciało coś oddelegować Tobie. Umiejętność powiedzenia „nie” w odpowiednim momencie nie raz zaoszczędzi Ci znaczną ilość czasu.
- Kontroluj. Nie raz, w toku pracy, odpływamy w inne, mało ważne działania typu obczajanie NK czy rozmowa ze znajomym zza biurka. Gdy pracujesz, co pewien czas, powiedzmy 30-60 minut, zadawaj sobie pytanie: czy w tej chwili jestem produktywny czy tylko aktywny? Jeżeli właśnie robisz najważniejszą rzecz z listy – jesteś produktywny. Jeżeli dyskutujesz o szóstym sezonie dra House’a – wtedy jesteś tylko aktywny. No… chyba, że w jakiś sposób jesteś związany z produkcją serialu ;-)
- Skup się. Właśnie załatwiasz najważniejszą sprawę, a tu żona dzwoni, szef zawraca gitarę, GG piska, a program pocztowy mruga, informując o nowej poczcie. Istnieje prosta zależność, pomiędzy tym, ile jesteś w stanie zrobić, a tym ile „przeszkadzajek” Cię od tego odciąga: im mniej drugiego, tym więcej pierwszego. Ergo: mniej dystrakcji = większa produktywność = mniejsze zużycie czasu.
I to by było na tyle. Wystarczy, że zaczniesz systematycznie korzystać choćby z połowy tych porad, a szybko zauważysz, że masz więcej czasu. Nie zmarnuj go tylko – w przeciwnym razie wszystkie podjęte działania nie będą miały sensu.
Autor obrazka: hbrinkman
Był taki okres w moim życiu, kiedy to nie potrafiłem efektywnie wykorzystywać czasu. Dzisiaj działam według szczegółowego planu.
Osiąganie celów wzrosło niepomiernie, niemniej są dni kiedy nic nie idzie zgodnie z moimi założeniami. Dzisiaj, na przykład, jadę do swojej dziewczyny reinstalować Windowsa. Poświęcę kilka godzin, które pierwotnie miały być przeznaczone na coś zupełnie innego. Jedyne pocieszenie to fakt, że spędzę ten czas z ukochaną. Jak widać nie zawsze mamy możliwość (bądź chęci;) odmawiania.
Do powyższej listy dodałbym jeszcze jeden punkt: rób to, co lubisz robić. Jeśli ktoś zajmuje się nielubianą przez siebie dziedziną, będzie musiał na nią poświęcić znacznie więcej czasu (chociażby na samo przymuszanie się do wykonania roboty). Koncentrując swoje wysiłki na lubianych przez siebie dziedzinach jesteśmy z zasady bardziej efektywni.
Hehe co do siódmego punktu – zawsze jak mam coś zrobić to wyłączam wszystko co się da (GG, czytnik RSS, program pocztowy, przeglądarkę), żeby mi nie przeszkadzało. Ekstremalnym rozwiązaniem jest odłączyć Internet na czas pracy.
Warto także pamiętać, że czasu w dosłownym znaczeniu oszczędzić się nie da, bo nie możemy odłożyć go sobie na później. Dlatego jest taki cenny i tak powinniśmy go traktować.
Ok mam czas na rozszerzenie komentarza.
"Deleguj"
Mam taką przypadłość, która się nazywa "zrób sam, to zrobisz najlepiej" – dla mnie sporym problemem jest coś komuś oddelegować, jeżeli wiem, że sam zrobię to szybciej i lepiej. Lubię kontrolować co się dzieje, zresztą i tak muszę później sprawdzić po kimś czy jest tak, jak chciałem.
"Redukuj"
Jeżeli mielibyśmy ocenić ważność naszych codziennych aktywności, to pewnie by wyszło, że połowę dnia marnujemy na niczym. Świetnym sposobem jest zadać sobie pod koniec dnia pytanie "co dzisiaj zrobiłem sensownego?", "czy ten dzień różnił się od poprzednich?". Można dojść do ciekawych wniosków, np. takich, że nasze życie ciągnie się bez zmian z dnia na dzień i że całe godziny życia spędzamy na czymś, czego nawet nie możemy dokładnie określić (np. skakanie po stronach internetowych, kanałach telewizyjnych, pisanie na GG i tak dalej).
Ja od 2 albo 3 klasy liceum zawsze noszę ze sobą w plecaku czy teczce kalendarz formatu zwykłego zeszytu, zawsze wpisuję tam ważne rzeczy, które mam do zrobienia danego dnia, po wykonaniu danej czynności od razu wykreślam ją z kalendarza. Polecam każdemu, może oszczędzić każdemu wiele czasu i nerwów szczególnie w czasie sesji ;)
Kiedy mam zrobić coś ważnego czyli coś napisać czy czegoś się nauczyć na egzamin, to zawsze uprzątam moje i tak czyste biurko żeby nic mnie nie rozpraszało. Jeżeli jest mi do tego potrzebny komputer to wyłączam wszelkie rozpraszacze typu GG.
Co do delegowania to mam podobne zdanie jak Marcin.
Wojtku, masz trochę racji w tym, co mówisz o szybszym wykonywaniu lubianych zadań.
Marcin, Garfield, jasne – wiele rzeczy samemu wykonuje się lepiej. Warto jednak znać osoby, o których wiemy, że można na nich polegać w pewnych dziedzinach i zwracać się do nich po pomoc, gdy zajdzie potrzeba
Hej:) Bardzo ciekawy artykuł, jednak ja dodałbym jeszcze, iż "plan dnia" nie powinien zawierać konkretnych godzin wykonania co do minuty, (chyba, że mamy ustawione spotkania z kimś na konkretną godzinę), ponieważ zazwyczaj dość cięzko jest go zrealizować – niekoniecznie z naszej winy (korki, itp.). Plan powinien byc listą spraw do załatwienia wedle priorytetów i jeśli nie trzymają nas terminy konkretnych godzin, to niezaleznie od sytuacji starajmy się je kolejno zrealizować, np. nie pisanie artykułu o 17.00 – tylko pisanie artykułu np. wieczorem (zaleznie od priorytetu). Oszczędzi nam to frustracji, z powodu ewentualnego niedotrzymania terminarza co do minuty.I w sumie w miarę mozliwości, najlepiej ustawiać najcięższe i najtrudniejsze zadania na rano. Wtedy jesteśmy najbardziej wypoczęci, a więc produktywni. pozdrawiam:)
Pingback: Oszczędzanie pieniędzy: Podsumowanie Września 2009 — Oszczędzanie pieniędzy i nie tylko...